HANDLEIDING GBE/SION: SUBSIDIE-AANVRAGEN
DEEL III : Aanvraagprocedure ondersteuning themagebonden meerjarige
onderzoekprojecten (winterronde)
INHOUD
- Indiening en behandeling van voorstellen
- Beoordelingsprocedure
- Regeling reiskosten
- Richtlijnen voor de inrichting van aanvragen tot
projectondersteuning
- Instructions for the application of project support
Indiening en behandeling van voorstellen.
Aanvragen tot subsidiëring van onderzoekprojecten in het kader van de op advies van de
GBE-Adviescommissie Informatica door het
GBE-Bestuur vastgestelde onderzoeksthema's kunnen eenmaal per jaar (winterronde)
worden ingediend (uiterste indieningsdatum tender: 1 december 1998; uiterste indieningsdatum
uitgewerkte voorstellen 1 februari 1999)
Elke ronde wordt aangekondigd. Het verschaffen van bijzonderheden omtrent de indiening
en behandeling van aanvragen (bijv. door middel van de beschikbaarstelling van een
handleiding) maakt deel uit van de aankondiging.
De duur van een behandelingsronde bedraagt iets minder dan vijf maanden.
De beslissing over het al of niet toewijzen van subsidie valt eind juli voor de winterronde.
De aanvraagprocedure kent twee fasen:
Een voortraject, waarbij er sprake is van de indiening van een 'tender' bij het GBE/SION-bureau,
die ter behandeling wordt doorgestuurd naar de Programmacommissie voor het desbetreffende thema.
De tender (ca. 1 à 2 A4tjes) dient de volgende informatie te bevatten:
- titel
- onderzoekers en adresgegevens
- onderzoeksdoel
- onderzoeksaspecten
- gevraagde ondersteuning
- korte omschrijving van onderzoeksvraag
- maatschappelijke relevantie en beoogde disseminatie van de resultaten naar het maatschapplijk veld
- relaties met onderzoeksscholen
- welke multi-disciplinaire relaties worden benut?
- inbedding in lopende activiteiten
Na het oordeel en advies van de stuurgroep over de geschiktheid van de tender binnen het thema,
kan de indiener overgaan tot het indienen van een uitgewerkt projectvoorstel bij het
GBE/SION-bureau volgens bijgaande richtlijnen. De uiteindelijke toewijzingsbeslissing wordt genomen
door het Gebiedsbestuur Exacte Wetenschappen van NWO dat daartoe advies ontvangt van een
beoordelingscommissie (BCO) als
genoemd in Handleiding GBE/SION: Deel I.
Beoordelingsprocedure
- Eerste beoordeling
Tijdig ingediende onderzoekvoorstellen worden door het GBE/SION-bureau op formele
aspecten marginaal getoetst en toegezonden aan de beoordelingscommissie.
- Potentiële referenten
De beoordelingscommissie neemt kennis van de voorstellen en genereert lijstjes
van referenten per voorstel.
- Keuze referenten
Het GBE/SION-bureau kiest uit elk lijstje tenminste twee referenten en vraagt dezen
het voorstel te willen beoordelen. De commissie blijft evenals de indieners van begin
tot eind onkundig van de namen van de door het bureau ingeschakelde referenten.
- Beoordelingsaspecten
De referenten wordt gevraagd een persoonlijke, kwalitatieve opinie te willen
uitspreken over de volgende aspecten:
- Wetenschappelijke kwaliteit:
- originaliteit en belang van het voorgestelde onderzoek;
- indien groot project: de innerlijke samenhang.
- Maatschappelijke betekenis:
- relevantie van de wetenschappelijke vraagstelling vanuit maatschappelijk
gezichtspunt;
- toepasbaarheid van de onderzoekresultaten.
- Competentie van de participerende onderzoeksgroep(en) en van de project leiding.
- Uitvoeringsplanning:
- activiteitenplanning;
- middeleninzet (personeel, materieel);
- indien samenwerking, de meerwaarde hiervan.
Ook is er een open vraag naar wat een referent verder nog van belang vindt voor een
juiste waardering van een voorstel.
Daarnaast wordt de referenten gevraagd per aspect (1, 2, 3 en 4) een cijfermatig
oordeel te geven volgens onderstaande schaal.
Het cijfermatig oordeel van een referent dient als samenvatting en niet als
vervanging van een schriftelijk, kwalitatief referentenrapport. Een cijfermatig
uitgedrukt oordeel, dat niet van een motivering is voorzien, wordt terzijde gelegd.
De beoordelingsschaal loopt van 4 t/m 10, waarin 10 = uitstekend/zeer veel, zeer
groot; 8 = goed/veel, groot; 6 = gemiddeld/matig; onduidelijk; 4 = onvoldoende/weinig,
klein.
- Protocol
De ingewonnen adviezen worden op het GBE/SION-bureau anoniem gemaakt,
gerubriceerd en voor commentaar aan de eerste indiener van het voorstel toegezonden
in een zogeheten aanzet tot protocol.
De eerste indiener is verantwoordelijk voor het geven van reacties op de
deskundigencommentaren; als onderdeel van die reacties kunnen bepaalde
onderdelen van het oorspronkelijke voorstel nader worden toegelicht of uitgewerkt.
De tekst van het oorspronkelijke voorstel dient ongewijzigd te blijven.
Deskundigencommentaren en reacties van de indiener vormen tezamen het protocol.
Voorstel en protocol worden in de verdere procedure steeds in samenhang beoordeeld.
- Beoordelingscommissie
Voor een beoordeling van hun inhoudelijke en overige merites worden de voorstellen,
met bijbehorende protocollen gezonden aan de beoordelingscommissie. De beoordeling
geschiedt in het licht van de geldende GBE-doelstellingen en beleidslijnen.
De commissie drukt zijn oordeel uit in een prioriteitsvolgorde voor de
subsidietoewijzing.
Daarnaast kan de commissie advies geven met betrekking tot overige aspecten die zij
voor een juiste beoordeling van een voorstel van belang acht.
Het resultaat van de commissie-werkzaamheden wordt schriftelijk aan het GBE-
bestuur ter kennis gebracht.
- Bestuur
Het GBE-bestuur beslist over de toekenning van de gevraagde subsidies, gezien het
oordeel van de beoordelingscommissie. Bij deze beslissing worden naast het
commissie-oordeel alle verdere relevante aspecten van het GBE-beleid mee in
overweging genomen. -
- Bezwaren
Indien een indiener zich niet met het bestuursbesluit kan verenigen, kan hij/zij
hiertegen binnen zes weken na dagtekening bij het Algemeen bestuur van NWO een
met redenen omkleed beroepschrift indienen.
- Vertrouwelijkheid
De gehele procedure wordt doorlopen in vertrouwelijkheid.
Regeling reiskosten (Onder voorbehoud)
Reizen medewerkers
Voor medewerkers die zijn aangesteld in het kader van door NWO/GBE gesubsidieerde
onderzoekprojecten, gelden de volgende regels t.a.v. reizen:
- per fte c.q. deel van een fte in dienst van NWO zal eenmaal per jaar Fl. 1.700,-- c.q.
deel daarvan worden overgemaakt naar de vakgroep/afdeling/instelling waar
het SION-onderzoek wordt uitgevoerd;
- de zeggenschap over dit bedrag ligt bij de projectleider van het GBE/SION-project;
- het bedrag kan - onder verantwoordelijkheid van de projectleider - naar eigen
inzicht worden besteed aan reizen in het belang van het onderzoek zowel binnen
als buiten Nederland dan wel worden opgespaard voor besteding in een volgend
dienstjaar;
- als eerstverantwoordelijke kan de projectleider zijn fiat geven aan aanvragen bij
SIR (Stimuleringsfonds voor Internationalisering. SIR draagt voor reizen naar
conferenties 50% van de begrote kosten bij (voorwaarde is dat een voordracht
gehouden wordt) en voor workshops en werkbezoeken 75% (gecombineerd
werk/congresbezoek: 65%). Binnen Europa is de maximale bijdrage voor een
congres Fl. 2.000,-- en voor een werkbezoek Fl. 2.500,--. Buiten Europa respectievelijk
Fl. 3.000,-- en Fl. 3.500,--) en tekenen voor de bijdrage van de werkgever; voorzover
deze bijdrage de door GBE/SION eenmalig toegewezen c.q. de opgespaarde bedragen
te boven gaat, zal door de vakgroep uit andere fondsen moeten worden geput om
de kosten te dekken (te denken valt aan eigen vakgroepmiddelen, SHELL-
reisfonds, KNAW, Centrale Beurzenprogramma's NWO);
- in uitzonderlijke gevallen kan een beroep worden gedaan op GBE/SION. Een
bescheiden knelpunten-reserve wordt daartoe aangehouden;
- jaarlijks wordt door de projectleider in het voortgangsverslag verantwoording
afgelegd over de besteding door de SION-onderzoeker(s) van de toegewezen
gelden (e.e.a. gestaafd met betalingsbewijzen);
- aan het eind van het dienstverband resterende gelden worden teruggestort op de
rekening van GBE/SION.
Korte bezoeken van buitenlandse deskundigen
Bij het bureau van GBE/SION kan door de leiders van door het GBE gesubsidieerde
onderzoekprojecten tegemoetkoming worden gevraagd in de reis- en verblijfkosten
verbonden aan het bezoek van buitenlandse deskundigen.
Het gaat hierbij om korte bezoeken (enkele dagen tot enkele weken, maximaal 1
maand) van buitenlandse experts ter zake van het door GBE/SION gesubsidieerde
onderzoek.
De vergoeding omvat de reiskosten op basis van openbaar vervoer, alsmede de
werkelijke kosten van logies en maaltijden, met als maximum Fl.150,-- per dag.
Aanvragen kunnen het hele jaar door, doch steeds tenminste 1 maand voorafgaand
aan het bezoek worden ingediend. Het bureau raadpleegt zonodig referenten ter
beoordeling van de aanvraag. De beslissing wordt genomen door de directeur van
GBE/SION.
Richtlijnen voor de inrichting van aanvragen tot projectondersteuning
- In verband met de inschakeling van buitenlandse referees dient uw aanvraag in
het Engels te zijn gesteld.
- U wordt verzocht uw aanvraag in te richten volgens onderstaande indeling.
Op elk van de punten, alsmede alle subparagrafen, dient te worden
gereageerd. Een Engelse versie van de indeling is toegevoegd.
Titel, samenvatting, gevraagde ondersteuning
- Titel (kort, doch duidelijk)
- Indiener(s)
a. naam; b. titel(s); c. adres; d. postcode; e. plaats; f. telefoon; g. e-mail (indien er sprake is van meer dan een indiener, svp aangeven wie optreedt als
projectleider)
- Na(a)m(en) en adres (sen) van de instelling(en), waar het onderzoek zal plaats-
vinden
- Samenvatting onderzoekvoorstel
(max. 1 A4 geschikt voor publikatie)
- Classificatie
CR classificatie (cf. Computing Review, January 1990, vol. 31, no. 1 dan wel
http://www.acm.uiuc.edu/signet/JHSI/cr.html)
- Gevraagde ondersteuning
| jaar 1 | jaar 2 | jaar 3 | jaar 4 | jaar 5 |
personeel (fte) |
post-docs |
oio's |
overige |
kosten (kFl.) |
personeel (totaal) |
materieel |
overige |
- Handtekening indiener(s) en datum
Onderzoekvoorstel (s.v.p. op een nieuwe pagina beginnen)
- Inhoud
- Wetenschappelijke vraagstelling, mede in relatie tot de actuele stand van
zaken op het betrokken onderzoekgebied.
- Methode van aanpak in een zodanige omschrijving dat een oordeel over
originaliteit en slaagkans daarvan mogelijk is.
- Beoogde resultaten.
- Betekenis van de resultaten voor de wetenschapsontwikkeling.
- Maatschappelijk nut
Met welke maatschappelijk relevante vraagstelling houdt het voorgestelde
onderzoek verband? (Indien het een der in Deel-I van deze handleiding
genoemde thema's betreft, dit hier aangeven).
- Op welke wijze zullen de beoogde onderzoekresultaten (kunnen) bijdragen
aan de oplossing van deze vraagstelling ?
- Hoe zult u met het oog hierop de transfer van de resultaten inrichten?
- Samenwerking deeldisciplines informatica
Houdt het voorstel samenwerking tussen deeldisciplines van de informatica in,
en/of samenwerking met een of meer andere disciplines dan de informatica? (Zo
ja, graag toelichten.)
- (Inter)nationale initiatieven/programma's
Sluit het voorstel aan bij internationale of nationale initiatieven of
programma's? (Zo ja, toelichten welke en hoe.)
- Uitvoeringsplanning
- activiteitenplanning (incl. tijdsplanning)
- personele planning
- inzet overige voorzieningen
- financiële planning
- output (deliverables)
- indien met een of meer andere onderzoekgroepen wordt samengewerkt: wat
houdt die samenwerking in en wat is de meerwaarde ervan ?
- Beschikbare expertise
Is reeds expertise op het betrokken gebied aanwezig of moet deze juist worden
opgebouwd? In het laatste geval de wenselijkheid hiervan toelichten.
Publikaties
- Publikaties van de indieners zelf betreffende het onderzoekvoorstel
- Overige voor de beoordeling relevante publikaties
a) Indien het een voorstel voor een groot project betreft, is de coherentie (innerlijke samenhang) in het licht
van de wetenschappelijke doelstelling een wezenlijk aspect van de beoordeling, i.h.b. wanneer het project
is uiteengelegd in deelprojecten. Deelprojecten worden niet afzonderlijk gehonoreerd.
b) Expliciet aangeven wat van GBE/SION gevraagd wordt.
c) Personeelsplanning zodanig opzetten dat ook een oordeel kan worden gevormd omtrent de competentie
van de groep(en) waar het onderzoek wordt verricht alsmede van de project(bege)leider(s). Ook
vermelden wat de evt. bijdrage van de aanvragers, project-(bege-)leiders en mogelijke anderszins
betrokkenen zal zijn.
d) Bijzondere aandacht schenken aan motivering aanvraag niet-personele voorzieningen (GBE/SION financiert
geen tot de universitaire infrastructuur te rekenen voorzieningen).
e) Ook eventuele cofinanciering door andere organisaties/instellingen aangeven.
Instructions for the application of project support
- Your application must be in English, as non-Dutch evaluators may be required.
- You are requested to structure your application according to the following
indications. All items, including all subitems, require filling out.
Title, summary, support requested
- Title (short, but clear)
- Applicant(s)
a. name; b. academic titles; c. address; d. postal code; e. place; f. telephone
number; g. e-mail (if there is more than one applicant, please indicate who will
be acting as project leader)
- Names and addresses of the institutions where the research will take place
- Summary of proposal
(max. 1 A-4 size sheet, suitable for publication)
- Classification
CR classification (cf. Computing Review, January 1990, vol. 31, no.1
or http://www.acm.uiuc.edu/signet/JHSI/cr.html)
- Support requested
| year 1 | year 2 | year 3 | year 4 | year 5 |
personnel (fte) |
post-doc |
oio |
other |
expenses (kFl.) |
personnel (total) |
material |
other |
- Signature applicants and date
Proposal (please start on separate page)
- Content
- Scientific problem; also describe problem in its context in relation to the
current state of affairs in area of research concerned.
- Problem solving approach, described in such a way that originality and the
chance of success can be evaluated.
- Desired results.
- Significance of results for development of science.
- Societal Usefulness
- To which societally relevant problems is the proposed research related? (If
the proposal concerns one of the themes described in Part-I of the GBE/SION-brochure,
please state which one).
- In what way will the desired results contribute to the solution of this
problem?
- In this respect, how will you organise the transfer of results?
- Collaboration of Subdisciplines in Computer Science
Does the proposal involve collaboration between individual disciplines of
computer science and/or with one or more other disciplines than computer
science? (If so, please explain in greater detail.)
- National and International Initiatives or Activities
Does the proposal involve collaboration with, or form a part of, other national
or international initiatives or activities? (If so, please state which ones and in
what way.)
- Plans for Implementation
- activity planning (including scheduling)
- personnel planning
- use of other facilities
- financial planning
- output (deliverables)
- in the case of collaboration with one or more other groups: please describe
the nature of this collaboration and its added value.
- Available Expertise
Is expertise already present in the area involved or must this be created? If the
latter is the case, please state whether and to what degree this is desirable.
Publications
- Publications of the applicants themselves concerning the research proposal
- Other publications relevant for evaluation of the proposal
a) If the proposal is for a large-scale project, the coherence of the project, in the light of its scientific
goals, is an essential aspect of the evaluation, especially when the project is sub-divided into sub-
projects. Such sub-projects will not be accepted individually for support.
b) Indicate explicitly what is being requested from GBE/SION.
c) Personnel planning must be presented in such a way that the competence of the group(s) - and project
advisors - where the research is being carried out can be evaluated. Contributions of the
applicant(s), project supervisor(s), and other researchers possibly involved should also be listed.
d) Pay special attention to the motivation of the application for non-personnel facilities (GBE/SION does not
finance any facilities that form a part of the university infrastructure).
e) Indicate any potential or actual co-financing from other organisations or institutions.