HANDLEIDING GBE/SION: SUBSIDIE-AANVRAGEN

DEEL III : Aanvraagprocedure ondersteuning themagebonden meerjarige onderzoekprojecten (winterronde)



INHOUD


Indiening en behandeling van voorstellen.

Aanvragen tot subsidiëring van onderzoekprojecten in het kader van de op advies van de GBE-Adviescommissie Informatica door het GBE-Bestuur vastgestelde onderzoeksthema's kunnen eenmaal per jaar (winterronde) worden ingediend (uiterste indieningsdatum tender: 1 december 1998; uiterste indieningsdatum uitgewerkte voorstellen 1 februari 1999)
Elke ronde wordt aangekondigd. Het verschaffen van bijzonderheden omtrent de indiening en behandeling van aanvragen (bijv. door middel van de beschikbaarstelling van een handleiding) maakt deel uit van de aankondiging.
De duur van een behandelingsronde bedraagt iets minder dan vijf maanden.
De beslissing over het al of niet toewijzen van subsidie valt eind juli voor de winterronde.
De aanvraagprocedure kent twee fasen:
Een voortraject, waarbij er sprake is van de indiening van een 'tender' bij het GBE/SION-bureau, die ter behandeling wordt doorgestuurd naar de Programmacommissie voor het desbetreffende thema.

De tender (ca. 1 à 2 A4tjes) dient de volgende informatie te bevatten:

Na het oordeel en advies van de stuurgroep over de geschiktheid van de tender binnen het thema, kan de indiener overgaan tot het indienen van een uitgewerkt projectvoorstel bij het GBE/SION-bureau volgens bijgaande richtlijnen. De uiteindelijke toewijzingsbeslissing wordt genomen door het Gebiedsbestuur Exacte Wetenschappen van NWO dat daartoe advies ontvangt van een beoordelingscommissie (BCO) als genoemd in Handleiding GBE/SION: Deel I.


Beoordelingsprocedure

  1. Eerste beoordeling
    Tijdig ingediende onderzoekvoorstellen worden door het GBE/SION-bureau op formele aspecten marginaal getoetst en toegezonden aan de beoordelingscommissie.
  2. Potentiële referenten
    De beoordelingscommissie neemt kennis van de voorstellen en genereert lijstjes van referenten per voorstel.
  3. Keuze referenten
    Het GBE/SION-bureau kiest uit elk lijstje tenminste twee referenten en vraagt dezen het voorstel te willen beoordelen. De commissie blijft evenals de indieners van begin tot eind onkundig van de namen van de door het bureau ingeschakelde referenten.
  4. Beoordelingsaspecten
    De referenten wordt gevraagd een persoonlijke, kwalitatieve opinie te willen uitspreken over de volgende aspecten:
    1. Wetenschappelijke kwaliteit:
      • originaliteit en belang van het voorgestelde onderzoek;
      • indien groot project: de innerlijke samenhang.
    2. Maatschappelijke betekenis:
      • relevantie van de wetenschappelijke vraagstelling vanuit maatschappelijk gezichtspunt;
      • toepasbaarheid van de onderzoekresultaten.
    3. Competentie van de participerende onderzoeksgroep(en) en van de project leiding.
    4. Uitvoeringsplanning:
      • activiteitenplanning;
      • middeleninzet (personeel, materieel);
      • indien samenwerking, de meerwaarde hiervan.
    Ook is er een open vraag naar wat een referent verder nog van belang vindt voor een juiste waardering van een voorstel. Daarnaast wordt de referenten gevraagd per aspect (1, 2, 3 en 4) een cijfermatig oordeel te geven volgens onderstaande schaal. Het cijfermatig oordeel van een referent dient als samenvatting en niet als vervanging van een schriftelijk, kwalitatief referentenrapport. Een cijfermatig uitgedrukt oordeel, dat niet van een motivering is voorzien, wordt terzijde gelegd. De beoordelingsschaal loopt van 4 t/m 10, waarin 10 = uitstekend/zeer veel, zeer groot; 8 = goed/veel, groot; 6 = gemiddeld/matig; onduidelijk; 4 = onvoldoende/weinig, klein.
  5. Protocol
    De ingewonnen adviezen worden op het GBE/SION-bureau anoniem gemaakt, gerubriceerd en voor commentaar aan de eerste indiener van het voorstel toegezonden in een zogeheten aanzet tot protocol.
    De eerste indiener is verantwoordelijk voor het geven van reacties op de deskundigencommentaren; als onderdeel van die reacties kunnen bepaalde onderdelen van het oorspronkelijke voorstel nader worden toegelicht of uitgewerkt. De tekst van het oorspronkelijke voorstel dient ongewijzigd te blijven.
    Deskundigencommentaren en reacties van de indiener vormen tezamen het protocol. Voorstel en protocol worden in de verdere procedure steeds in samenhang beoordeeld.
  6. Beoordelingscommissie
    Voor een beoordeling van hun inhoudelijke en overige merites worden de voorstellen, met bijbehorende protocollen gezonden aan de beoordelingscommissie. De beoordeling geschiedt in het licht van de geldende GBE-doelstellingen en beleidslijnen. De commissie drukt zijn oordeel uit in een prioriteitsvolgorde voor de subsidietoewijzing.
    Daarnaast kan de commissie advies geven met betrekking tot overige aspecten die zij voor een juiste beoordeling van een voorstel van belang acht.
    Het resultaat van de commissie-werkzaamheden wordt schriftelijk aan het GBE- bestuur ter kennis gebracht.
  7. Bestuur
    Het GBE-bestuur beslist over de toekenning van de gevraagde subsidies, gezien het oordeel van de beoordelingscommissie. Bij deze beslissing worden naast het commissie-oordeel alle verdere relevante aspecten van het GBE-beleid mee in overweging genomen.
  8. Bezwaren
    Indien een indiener zich niet met het bestuursbesluit kan verenigen, kan hij/zij hiertegen binnen zes weken na dagtekening bij het Algemeen bestuur van NWO een met redenen omkleed beroepschrift indienen.
  9. Vertrouwelijkheid
    De gehele procedure wordt doorlopen in vertrouwelijkheid.

Regeling reiskosten (Onder voorbehoud)

Reizen medewerkers

Voor medewerkers die zijn aangesteld in het kader van door NWO/GBE gesubsidieerde onderzoekprojecten, gelden de volgende regels t.a.v. reizen:

Korte bezoeken van buitenlandse deskundigen

Bij het bureau van GBE/SION kan door de leiders van door het GBE gesubsidieerde onderzoekprojecten tegemoetkoming worden gevraagd in de reis- en verblijfkosten verbonden aan het bezoek van buitenlandse deskundigen.
Het gaat hierbij om korte bezoeken (enkele dagen tot enkele weken, maximaal 1 maand) van buitenlandse experts ter zake van het door GBE/SION gesubsidieerde onderzoek.
De vergoeding omvat de reiskosten op basis van openbaar vervoer, alsmede de werkelijke kosten van logies en maaltijden, met als maximum Fl.150,-- per dag. Aanvragen kunnen het hele jaar door, doch steeds tenminste 1 maand voorafgaand aan het bezoek worden ingediend. Het bureau raadpleegt zonodig referenten ter beoordeling van de aanvraag. De beslissing wordt genomen door de directeur van GBE/SION.


Richtlijnen voor de inrichting van aanvragen tot projectondersteuning

Titel, samenvatting, gevraagde ondersteuning

  1. Titel (kort, doch duidelijk)
  2. Indiener(s)
    a. naam; b. titel(s); c. adres; d. postcode; e. plaats; f. telefoon; g. e-mail (indien er sprake is van meer dan een indiener, svp aangeven wie optreedt als projectleider)
  3. Na(a)m(en) en adres (sen) van de instelling(en), waar het onderzoek zal plaats- vinden
  4. Samenvatting onderzoekvoorstel
    (max. 1 A4 geschikt voor publikatie)
  5. Classificatie
    CR classificatie (cf. Computing Review, January 1990, vol. 31, no. 1 dan wel http://www.acm.uiuc.edu/signet/JHSI/cr.html)
  6. Gevraagde ondersteuning

    jaar 1jaar 2jaar 3jaar 4jaar 5
    personeel (fte)
    post-docs
    oio's
    overige
    kosten (kFl.)
    personeel (totaal)
    materieel
    overige


  7. Handtekening indiener(s) en datum

Onderzoekvoorstel (s.v.p. op een nieuwe pagina beginnen)

  1. Inhoud
  2. Maatschappelijk nut
  3. Samenwerking deeldisciplines informatica
    Houdt het voorstel samenwerking tussen deeldisciplines van de informatica in, en/of samenwerking met een of meer andere disciplines dan de informatica? (Zo ja, graag toelichten.)
  4. (Inter)nationale initiatieven/programma's
    Sluit het voorstel aan bij internationale of nationale initiatieven of programma's? (Zo ja, toelichten welke en hoe.)
  5. Uitvoeringsplanning
  6. Beschikbare expertise
    Is reeds expertise op het betrokken gebied aanwezig of moet deze juist worden opgebouwd? In het laatste geval de wenselijkheid hiervan toelichten.

Publikaties

  1. Publikaties van de indieners zelf betreffende het onderzoekvoorstel
  2. Overige voor de beoordeling relevante publikaties
a) Indien het een voorstel voor een groot project betreft, is de coherentie (innerlijke samenhang) in het licht van de wetenschappelijke doelstelling een wezenlijk aspect van de beoordeling, i.h.b. wanneer het project is uiteengelegd in deelprojecten. Deelprojecten worden niet afzonderlijk gehonoreerd.
b) Expliciet aangeven wat van GBE/SION gevraagd wordt.
c) Personeelsplanning zodanig opzetten dat ook een oordeel kan worden gevormd omtrent de competentie van de groep(en) waar het onderzoek wordt verricht alsmede van de project(bege)leider(s). Ook vermelden wat de evt. bijdrage van de aanvragers, project-(bege-)leiders en mogelijke anderszins betrokkenen zal zijn.
d) Bijzondere aandacht schenken aan motivering aanvraag niet-personele voorzieningen (GBE/SION financiert geen tot de universitaire infrastructuur te rekenen voorzieningen).
e) Ook eventuele cofinanciering door andere organisaties/instellingen aangeven.

Instructions for the application of project support

Title, summary, support requested

  1. Title (short, but clear)
  2. Applicant(s)
    a. name; b. academic titles; c. address; d. postal code; e. place; f. telephone number; g. e-mail (if there is more than one applicant, please indicate who will be acting as project leader)
  3. Names and addresses of the institutions where the research will take place
  4. Summary of proposal
    (max. 1 A-4 size sheet, suitable for publication)
  5. Classification
    CR classification (cf. Computing Review, January 1990, vol. 31, no.1 or http://www.acm.uiuc.edu/signet/JHSI/cr.html)
  6. Support requested

    year 1year 2year 3year 4year 5
    personnel (fte)
    post-doc
    oio
    other
    expenses (kFl.)
    personnel (total)
    material
    other

  7. Signature applicants and date

Proposal (please start on separate page)

  1. Content
  2. Societal Usefulness
  3. Collaboration of Subdisciplines in Computer Science
    Does the proposal involve collaboration between individual disciplines of computer science and/or with one or more other disciplines than computer science? (If so, please explain in greater detail.)
  4. National and International Initiatives or Activities
    Does the proposal involve collaboration with, or form a part of, other national or international initiatives or activities? (If so, please state which ones and in what way.)
  5. Plans for Implementation
  6. Available Expertise
    Is expertise already present in the area involved or must this be created? If the latter is the case, please state whether and to what degree this is desirable.

Publications

  1. Publications of the applicants themselves concerning the research proposal
  2. Other publications relevant for evaluation of the proposal
a) If the proposal is for a large-scale project, the coherence of the project, in the light of its scientific goals, is an essential aspect of the evaluation, especially when the project is sub-divided into sub- projects. Such sub-projects will not be accepted individually for support.
b) Indicate explicitly what is being requested from GBE/SION.
c) Personnel planning must be presented in such a way that the competence of the group(s) - and project advisors - where the research is being carried out can be evaluated. Contributions of the applicant(s), project supervisor(s), and other researchers possibly involved should also be listed.
d) Pay special attention to the motivation of the application for non-personnel facilities (GBE/SION does not finance any facilities that form a part of the university infrastructure).
e) Indicate any potential or actual co-financing from other organisations or institutions.