Fantasy Deadline

Ruisende palmtops, ergens op een entropisch eiland,
bungelend in een hangmap, vind je ze: fantasy deadlines.
Voor de kerst is het af, met St. Nicolaas zit het erop, 1
januari wordt het opgeleverd, met Pasen is het klaar, voor
de CeBIT werkt het zeker, en ga zo maar door.  Dat soort
mooie data zijn meestal fantasy deadlines, gedroomd in de
burelen van de raden van bestuur, op een eiland ver weg van
de real-world.

Soms is het niet anders, zijn deadlines echt en toevallig
ook mooi afgerond, maar meestal is dat niet het geval.  Het
vervelende probleem is dat die deadlines vrijwel altijd het
gevolg zijn van wat ik maar noem politieke berekeningen.
Het is me de laatste tijd opgevallen dat er wel erg veel
fantasy deadlines rondwaren omdat ik vrij veel vragen krijg
van mensen die ermee geconfronteerd worden.  Die mensen
weten zeker dat de fantasy deadline onhaalbaar is, maar
krijgen dat niet goed genoeg over het voetlicht bij de
eiland bewoners.

Soms zijn politieke berekeningen nuttig en nodig, maar dan
is het wel goed te snappen welk prijskaartje daaraan
hangt.  Dat prijskaartje is soms uit te rekenen.
Voorbeeldje.  Stel je even voor, er moet een informatie
systeem gebouwd worden, en de totale kosten zijn geraamd op
zo'n slordige 14 miljoen Euro, de doorlooptijd van het
project zit in de orde van 27 maanden, en in totaal zijn er
31 FTE nodig van requirements engineering tot en met de
oplevering aan de gebruikers.  Dus daar zit zo'n 842
mensmaanden werk aan.

Wat gebeurt er nu met de kosten van het informatie systeem
project als we de deadline naar voren gaan halen?  Tijd is
geld.  Maar hoeveel tijd voor hoeveel geld?  Wat er gebeurt
kun je eigenlijk het beste vergelijken met het effect dat
je krijgt als je een vloeistof probeert samen te persen.
Bij vloeistof weten we dat de druk enorm toeneemt bij heel
kleine samendrukking van het volume.  Nu dat heb je ook met
software.  Als je een software project probeert samen te
persen in een kortere tijd dan ervoor staat, neemt de
kostendruk enorm toe.

Laten we eens kijken om welke bedragen het dan gaat.  Stel
je eens voor dat we het informatie systeem project niet in
27 maanden maar in 26 maanden gaan doen.  Dat betekent een
tijdscompressie van minder dan 4 procent.  Met behulp van
wat ik maar de hydraulische software wet noem, kun je dan
uitrekenen dat de kosten van dat project toenemen met 15%.
Wat gebeurt er nu als we nog een maandje erbij pakken: 25
maanden, oftewel een compressie van zeven en een half
procent?  Dan nemen de kosten al toe met 33 procent.  En
wat nu als we er een fantasy schedule van maken: 24
maanden, 2 jaar op de kop af.  Dat mooie getal leidt tot
een toename in de kosten van 55%, dus meer dan de helft
keer zo duur voor een project dat je 11% sneller probeert
uit te voeren.

Je ziet wel vaker loven en bieden over deadlines tussen de
mensen die de projecten voorstellen, en de mensen die
moeten beslissen.  Overal een beetje afschaven, de zaak in
lijn brengen met de strategie, ietsjes druk zetten op het
schema zodat de mensen sneller doorwerken, en ga zo maar
door.  In geld uitgedrukt betekent dit dat het zogeheten
time compression risk door die koehandel vaak onacceptabel
hoog wordt.  In ons voorbeeldje komt het time compression
risk dan ook op ongeveer 7.7 miljoen Euro.

Het is mijn ervaring dat een geloofwaardige financieel
economische analyse die dit soort dingen helder in kaart
brengt, feilloos zijn weg vindt naar degenen die
verantwoordelijk zijn voor de politieke berekeningen.  De
politieke berekeningen worden meestal aangepast zodat ze
meer in lijn zijn met de werkelijkheid.

X

Meer weten over de wondere wereld van ICT 
in Jip en Janneke taal? Ga dan naar de
knipselkrant van Chris Verhoef

Prof. dr Chris Verhoef is hoogleraar informatica 
aan de Vrije Universiteit in Amsterdam.  Hij schrijft      
maandelijks een column in AG II.  Deze tekst is 
copyright SDU.  Niets van deze uitgave mag zonder
schriftelijke toestemming van de uitgever worden
overgenomen of worden gepubliceerd.